Le rôle le plus crucial et le plus en vue de votre bureau n’est pas celui du président ou du PDG. Ce n’est pas votre meilleur vendeur ou votre directeur des ressources humaines.
C’est votre réceptionniste.
C’est la personne qui donne le ton et accueille les invités et les clients. C’est la personne qui fait tourner le bureau et s’assure que chaque détail est en place. La mauvaise personne à ce poste peut faire fuir les clients, mais la bonne personne peut faire en sorte que le bureau se sente comme un foyer.
Voici selon les expert en placement des hôtes et des hôtesses en entrepris a Lyon, ce qu’il faut rechercher lors du recrutement pour ce poste incroyablement important :
Une bonne maîtrise de la technologie
Cette personne doit être sûre d’elle et rapide à apprendre et à maîtriser tout système téléphonique et de messagerie électronique nouveau pour elle, ainsi que les photocopieurs et, s’ils sont encore utilisés, les télécopieurs. De nombreux réceptionnistes peuvent également avoir besoin d’une expertise en comptabilité ou en tableur, mais dans la plupart des cas, ils devront se débrouiller dans plusieurs domaines. Un homme ou une femme à tout faire est indispensable !
Un bon sens de l’organisation
Sans cela, votre bureau pourrait avoir de gros problèmes. Vous avez besoin d’une personne qui a toujours une longueur d’avance, qui sait où se trouvent tous les documents, quand le gros client arrive (et quelles pâtisseries il préfère !), qui sait où se trouvent tous les dossiers et documents importants et qui peut les sortir en un clin d’œil. Être capable de faire tout cela de manière indépendante, avec un sens aigu de l’objectif, est crucial.
Une bonne attitude
Nous avons tous des journées difficiles et pouvons être un peu grincheux de temps en temps. Une réceptionniste doit gérer les mauvaises attitudes avec tact et grâce, sans jamais révéler une quelconque colère. Savoir quand prendre une grande respiration et quand s’éloigner est une compétence importante pour toute personne dans le monde du travail, mais vous avez besoin d’une réceptionniste qui ne perdra pas son sang-froid sous la pression ou face à un client difficile.
Fiabilité
Votre réceptionniste est l’épine dorsale de votre bureau. Vous avez besoin d’une personne qui est à l’heure, qui ne se fait pas porter pâle trop souvent ou sans raison valable, qui arrive quand elle est censée arriver et qui part quand la journée de travail est terminée. Un réceptionniste doit s’assurer qu’il n’y a pas de fissures par lesquelles quelque chose peut se glisser.
Des compétences exceptionnelles en matière de gestion du temps
Il n’y a qu’un nombre limité d’heures dans une journée de travail, mais la liste des tâches à accomplir semble généralement prendre une semaine. Une bonne réceptionniste évalue chaque jour comme il vient, en jetant un coup d’œil aux tâches à accomplir, en les classant par ordre de priorité et en parvenant toujours à faire plus en huit heures que ce que quelqu’un d’autre pourrait faire en 16. Il n’y a pas de perte de temps et l’efficacité est impressionnante.
Si vous êtes à la recherche d’une nouvelle réceptionniste, utilisez ces suggestions comme guide pour déterminer ce que vous recherchez chez votre candidate idéale.
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